Nuova sede, vita nuova

Il trasferimento del Consolato di San Paolo sulla Avenida Paulista: una grande occasione per trasformare il servizio alla comunità italiana

u SAN PAOLO – SP – Giovedì 22 settembre il Consolato Italiano di San Paolo sarà aperto al pubblico, per l’ultima volta, nella palazzina di Av. Higienopolis. Martedì 27 settembre riaprirà le porte in un moderno palazzo sulla Avenida Paulista, al numero 1963.

Per me sarà la conclusione di una straordinaria avventura, iniziata la settimana del mio arrivo a San Paolo, a fine settembre del 2003. La situazione del Consolato era deplorevole, a occhio nudo. Mi resi subito conto di due cose: che nulla poteva davvero migliorare se non si trasformavano le strutture in cui i nostri funzionari erano costretti ad operare; e che i progetti per costruire una estensione sul retro della palazzina di Av.Higienopolis erano inadeguati, e ci avrebbero costretti ad anni di funzionalità ancor più ridotta, mentre duravano i lavori.

Ho avuto fortuna. Nel giro di quindici giorni ho trovato una soluzione quasi ideale: una Banca italiana lasciava il Brasile (purtroppo) e rendeva disponibile un palazzo moderno, che sembrava fatto apposta per un Consolato, sulla più prestigiosa Avenida di San Paolo (e dunque, per definizione, nel linguaggio paulistano, la più prestigiosa di tutta l’America Latina). Aveva dimensioni adatte ai nostri bisogni non solo al momento attuale, ma anche nel prevedibile futuro, e poteva accogliere anche l’Istituto del Commercio Estero, per creare quello “sportello Italia” di cui si parla tanto. Il piano sembrava la quadratura del cerchio, anche perché l’acquisto della nuova sede sarebbe costato all’incirca quanto le somme già previste per costruire l’estensione della sede di Av.Higienopolis; e questo faceva sperare di poter conservare anche quella bella palazzina, per dare una sistemazione adeguata anche al nostro Istituto di Cultura.

La decisione del Ministero degli Esteri non ha tardato: entro tre mesi avevamo una prima autorizzazione di massima ad per iniziare le trattative con la Società proprietaria del palazzo. Poi è cominciata una affannosa corsa ad ostacoli, per concludere l’acquisto, ottenere tutte le autorizzazioni necessarie e dare il via alla ristrutturazione. In tutto ci sono voluti quasi due anni, ma ci siamo arrivati: ormai è cominciato il conto alla rovescia di una complessa pianificazione, che deve consentirci di trasferire tutti i servizi del Consolato nel giro di un solo fine settimana. Non sarà facile, ma contiamo di farcela.

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Nel frattempo non siamo stati con le mani in mano: grazie ad una riorganizzazione avviata nel marzo 2004, abbiamo già potuto eliminare la fila che da anni si formava per strada, davanti all’ingresso, fin dalle prime ore del mattino, nello sforzo di conquistare i primi posti e la certezza di accedere al Consolato. Dal marzo 2004 chiunque si presenta al Consolato ha l’accesso garantito. Ma il pubblico è ancora costretto a lunghe attese il giorno della convocazione in Consolato, deve recarsi in Banca il giorno stesso per i pagamenti dei diritti consolari e poi tornare per ottenere il servizio. Sono inconvenienti inevitabili nella nostra vecchia sede, anche solo per motivi di sicurezza

Per questo da tempo mi chiedo: cosa penserebbe il pubblico di San Paolo, se quello che offriremo loro nella nuova sede fosse solo una sala d’aspetto più spaziosa ed accogliente? Se ricominciassero anche lì le discussioni fra visitatori insoddisfatti e funzionari infastiditi, e ripartissero, inasprite, le solite accuse di arroganza e maleducazione contro i nostri funzionari? (consentitemi di annotare sottovoce: se sapesse il pubblico cosa pensano i nostri funzionari di tanti paulistani, che pretendono cose impossibili e poi se la prendono con chi gli deve dire di no!).

Certo la maggior funzionalità della nuova sede consentirà di per sé vantaggi in termini di efficienza. In particolare il nuovo centralino telefonico: il buco nero dove finivano le chiamate al Consolato non era dovuto alla ignavia dei nostri funzionari, ma al fatto che il nostro vecchio centralino non consentiva più di una chiamata alla volta.

Ma so che piccoli progressi del genere non basterebbero. Il pubblico paulistano si aspetta dal Consolato di un Paese come l’Italia un servizio all’altezza del nuovo millennio. Il passaggio ad una nuova sede più funzionale offrire l’occasione per scuotere le abitudini e trasformare le procedure. E non vogliamo lasciare passare questa occasione.

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Gli obbiettivi che ci proponiamo sono ambiziosi: non solo superare i maggiori inconvenienti attuali, riducendo al minimo le formalità e, di conseguenza, i tempi di attesa in sala d’aspetto, ma addirittura ridurre drasticamente il numero di coloro che devono presentarsi in Consolato. Come?

Il progetto di riorganizzazione farà perno sulla utilizzazione di tre servizi che in Brasile funzionano particolarmente bene: il telefono (che è qui all’altezza dei Paesi più sviluppati), internet (che ha qui una diffusione superiore ai Paesi europei) e soprattutto il servizio postale (particolarmente efficiente e sicuro, più che da noi in Europa). L’utilizzazione congiunta e sistematica di questi tre elementi, unita alle nuove strutture della nuova sede, può consentire una vera trasformazione del nostro servizio al pubblico.

Ecco le principali novità:

– Creeremo, sia pure con le poche forze disponibili, un “call center” (numero (11)3549-5699), che farà il possibile per fornire a ciascun utente tutte le informazioni necessarie per ottenere i servizi del Consolato;

– In molti casi (in particolare rilascio o rinnovo del passaporto ai cittadini italiani) non sarà più necessario venire in Consolato per presentare la domanda: basterà spedire il formulario di richiesta per posta Sedex dall’Ufficio Postale più vicino a casa (non solo a San Paolo, ma da qualsiasi località degli Stati della nostra circoscrizione: San Paolo, Mato Grosso, Mato Grosso do Sul, Rondonia, Acre). Occorrerà accludere tutta la documentazione necessaria e la prova del pagamento della tassa consolare per via bancaria. Le indicazioni al riguardo saranno disponibili nel sito del Consolato o potranno essere ottenute telefonando al (11)3549.5699.

– Nei casi in cui sia indispensabile la presenza dell’utente (perché richiesta dalla legge), il call centre cercherà di concordare la data più conveniente per la visita in Consolato (o presso una Agenzia consolare).

– Il servizio richiesto potrà in certi casi giungere a casa del richiedente per posta (in questi casi verrà utilizzata una busta che l’utente avrà inviato insieme alla richiesta, già col proprio indirizzo; il costo della spedizione sarà ovviamente a suo carico).

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Rivoluzionare i nostri metodi di lavoro proprio nel momento dello sforzo richiesto da un complesso trasloco, non sarà mettere troppa carne al fuoco? Certo dovremo procedere con cautela e per gradi. Sarà probabilmente necessario un periodo di alcuni mesi perché questa profonda riforma vada a pieno regime e produca tutti i vantaggi che ci aspettiamo.

Soprattutto continueremo ad avere problemi legati alla insufficienza di personale: per questo motivo, non è attualmente possibile fare nulla più di quanto già stiamo facendo, per migliorare la situazione nel settore del riconoscimento della cittadinanza ai Brasiliani discendenti da Italiani. In quel settore, che già funziona essenzialmente tramite posta, non è possibile innovare nulla rispetto al sistema della lista d’attesa (roteiro) in vigore per tutto il Brasile dal 2002.

Ma per quanto riguarda i normali servizi consolari, è possibile realizzare un salto di qualità. Contiamo sulla comprensione e collaborazione del pubblico per superare le prime difficoltà.

Quanto alla nostra vecchia palazzina di Av.Higienopolis, che era stata la storica gloriosa sede del Circolo Italiano, e che nel 1967 era stata acquisita dal nostro Governo grazie all’aiuto della comunità italiana di San Paolo, non la abbandoneremo a speculatori edilizi: vi avrà sede il nostro Istituto di Cultura. E conserveremo anche, insieme all’ICIB, per i corsi di italiano, l’altra bella palazzina in rua Frei Canea.

La coabitazione fra Consolato ed ICE nella nuova sede consentirà indubbiamente notevoli vantaggi di efficienza. Gli specialisti li chiamano “sinergie”: in parole povere, in una metropoli come San Paolo, guadagneremo un sacco di tempo anche solo per il fatto di non doverci spostare nel traffico; per di più avremo il privilegio di essere vicini di casa, sulla Paulista, della più importante Camera di Commercio Italiana all’estero, la nostra di San Paolo.